Я наблюдаю, что всё больше и больше представителей бизнеса переходит на обмен документами в электронном виде. 2020 год (локдаун, удаленка) способствовал этому.
Через такой обмен можно подписывать (с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП)) не только накладные, акты, УПД, но и договоры, доп соглашения к ним.
Преимущества электронного документооборота (ЭДО):
1️⃣ Собирать документы проще и быстрее - часто поставщики, работающие через ЭДО, сами, без лишних напоминаний, отправляют вам документы;
2️⃣ Экономия времени и почтовых расходов: подписать документы в бумажном виде и отправить письмо с подписанным оригиналом более трудоемкий процесс, чем получить документ в электронном виде и подписать его;
3️⃣ Получать входящие документы можно абсолютно бесплатно – операторы ЭДО взимают плату только при отправке исходящих документов (когда Вы создаете акт, накладную, договор и отправляете их своему клиенту);
4️⃣ Настроить ЭДО довольно просто, интерфейс большинства операторов понятный и простой.
Когда ЭДО Вам точно нужен:
✅ Вы регулярно получаете документы от нескольких поставщиков;
✅ Не все Ваши поставщики находятся в Вашем городе;
✅ Ваши клиенты- юридические лица и ИП хотят получать документы в электронном виде.
Какими сервисами ЭДО мы пользуемся?
1С-ЭДО, Контур-Диадок и Сбис –наиболее часто используемые нами операторы.
Как мы работаем?
В личном кабинете можно создать несколько пользователей: директор и бухгалтер, например.
Директор заходит в личный кабинет оператора ЭДО, что бы подписать документы, т.к. подписать через ЭДО равносильно подписи в договоре, акте, накладной, а может даже еще надежнее. И если документ подписан через ЭДО- доказать, что на самом деле «я не хотел его подписывать» не получится.
Поэтому бухгалтер заходит в сервис под своим именем, только что бы скачать подписанные документы и потом отразить в бухгалтерском учете. Бухгалтер не подписывает документы, т.к. подписать-значит принять товар (услуги, работы), на что у него полномочий нет.
